charges locatives

Quel propriétaire ou aspirant propriétaire ne s'est pas déjà posé la question « c'est quoi les charges locatives » ? Les charges de location correspondent aux dépenses concernant un logement en location. Il faut faire la différence entre charges locatives récupérables et non récupérables. Les charges sont payées par le propriétaire qui peut demander à son locataire d'en rembourser certaines. La liste des charges locatives est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987, complété par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Elles sont classées par catégories (services liés à l'usage des éléments du logement, dépenses d'entretien et menues réparations des parties communes…) puis en postes (ascenseur, eau froide, eau chaude…).

Les articles de loi n'étant pas toujours aisés à lire, nous allons ici vous aider à déchiffrer ceux concernant la liste des charges locatives et déterminer quelles sont les charges qu'un propriétaire est en droit de réclamer à son locataire. Nous allons également vous expliquer comment calculer les charges locatives. Pour résumer simplement, le locataire doit supporter les charges locataire liées à l'entretien du logement et aux petites réparations. Le propriétaire quant à lui doit honorer les charges concernant les réparations les plus importantes. Une bonne connaissance des textes officiels et de la réglementation plus généralement, de la part du propriétaire comme du locataire, est la meilleure assurance de connaître ses droits et d'éviter les contentieux, ayant souvent une incompréhension comme origine, et sources de perte de temps et d'argent. Savoir comment calculer les charges locatives, faire la distinction entre charges récupérables et charges locatives non récupérables, connaître les charges récupérables pour une location meublée est primordial. C'est au propriétaire de calculer les charges locatives afin de fournir à son locataire la liste des charges locatives récupérables et non récupérables et leurs montants respectifs. Les deux parties se mettent ainsi d'accord sur ce qui est à la charge du locataire.

1) Charges locatives définition

C'est quoi les charges locatives ? Pour donner une définition des charges locatives récupérables et non récupérables, elles correspondent aux frais de fonctionnement et d'entretien liés à un logement mis en location ainsi qu'aux éventuelles parties communes dans le cas d'une copropriété. On distinguera bien charges locatives récupérables et non récupérables. Une charge locative est récupérable lorsqu'il s'agit d'une charge locataire, c'est-à-dire correspondant à un service dont il profite directement. Le propriétaire doit par conséquent établir la liste des charges locatives, et les séparer suivant s'il s'agit de charges locatives pour le locataire ou non.

Plusieurs cas de figures peuvent se présenter pour ces charges locatives. Suivant que le logement se trouve au sein d'une copropriété, qu'il n'y a qu'un seul propriétaire ou qu'il s'agisse d'une maison individuelle le calcul des charges locatives sera différent. De la même façon, les charges récupérables location meublée sont légèrement différentes.
Le cas de la maison individuelle est le plus simple pour calculer les charges locatives. Comme il n'y a aucune partie commune, les seules charges récupérables concernent principalement la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. La liste des charges récupérables est donc on ne peut plus simple.

Dans le cas où il n'y a qu'un propriétaire unique, qu'il y ait un seul logement ou bien qu'il s'agisse d'un immeuble collectif, il s'occupe de l'entretien et de toutes les réparations, quels que soient les coûts. A lui ensuite de calculer les charges récupérables et de les répartir entre les différents locataires de manière équitable, et stable d'une année à l'autre. En effet, chaque habitant profitant des mêmes services doit avoir une charge locative équivalente. La charge locative ne peut pas être déséquilibrée d'un locataire à l'autre. D'autre part, cette charge locative ne doit pas augmenter sensiblement d'une année à l'autre. Les charges locataire ne comprenant que les petits travaux et l'entretien, il n'y a aucune raison qu'elles évoluent beaucoup d'une année à l'autre. Il est donc particulièrement important de comprendre dans les charges locatives qui paie quoi, car calculer les charges locatives dans un immeuble avec plusieurs occupants peut vite devenir un casse-tête.
Enfin, dans le cas le plus courant de la copropriété, un syndic est chargé de l'entretien des parties communes et facture ensuite ses prestations aux propriétaires en fonction des quotes-parts. Le syndic sachant parfaitement comment calculer les charges locatives, la gestion s'en trouve simplifiée. Si le locataire profite directement d'un service (nettoyage des escaliers, entretien de l'ascenseur…), il s'agit d'une charge locative récupérable que peut se faire rembourser le propriétaire, que l'on appelle également charge locative locataire. En revanche, si les services profitent uniquement au propriétaire, comme les honoraires du syndic par exemple, il ne s'agit pas de charges récupérables, et elles ne peuvent donc pas être imputées en tant que charges locataire.

Toutes les charges ne sont donc pas récupérables. Comment faire la différence alors, et savoir ce qui peut être demandé au locataire ? Essayons d'établir une liste des charges récupérables en fonction des différents cas de figures pouvant se présenter. Il sera possible ensuite de calculer les charges locatives et de comprendre dans les charges locatives qui paie quoi.
Les charges récupérables location meublée ou non sont fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Globalement, rentrent dans la catégorie des charges locatives récupérables les dépenses liées à l'entretien des parties communes (ménage, espaces verts…), les petites réparations (robinetterie…) et les services directs comme l'enlèvement des ordures ménagères. Globalement, reste à la charge du locataire ce dont il profite directement.

Liste des charges locatives récupérables

Une charge locative est récupérable si elle fait partie de la liste des charges locatives récupérables suivantes :
- Eau chaude et chauffage (détail de la consommation d'énergie et d'eau, entretien de la plomberie…) : charge locataire puisqu'il consomme directement.
 - Production d'eau (eau potable consommée, mais également eau utilisée pour l'entretien des espaces verts et des parties communes, location des compteurs, taxes d'assainissement) : charge locative commune à l'ensemble des occupants.
- Consommation et entretien des ascenseurs (entretien et dépannage, mais également énergie consommée) : fait partie des charges de location à condition que le logement ne soit pas situé au rez-de-chaussée.
- Entretien des parties communes (matériaux et produits, personnel, éclairage, travaux de peinture et petites réparations…) : charges locatives d'entretien de la copropriété.
- Equipements (interphones, digicodes, installation collective pour la télévision, Internet, le câble…, VMC…) : charge locataire puisqu'il s'agit d'équipement directement à sa disposition.
- Hygiène (poubelles, personnel d'entretien et de nettoyage…) : charges locatives d'entretien de la copropriété.
- Taxes et redevances (taxe de balayage, taxe d'enlèvement des ordures ménagères) : font obligatoirement partie des charges locataire puisque liées aux déchets qu'il produit.

2) Charges récupérables, quel calcul ?

Comme nous savons maintenant répondre à la question « c'est quoi les charges locatives ? », nous savons donc faire la différence entre charges locatives récupérables et non récupérables. Nous pouvons savoir pour les charges locatives qui paie quoi. Il nous faut maintenant déterminer comment calculer les charges locatives.

Calculer les charges locatives va permettre de savoir exactement ce que vous êtes en droit de demander à votre locataire. Le calcul des charges locatives a pour objectif de répartir correctement les charges entre charges locatives récupérables et non récupérables. En tant que propriétaire-bailleur, vous avez le choix entre deux régimes pour le calcul des charges locatives. Si la liste des charges récupérables ne va pas être modifiée par le régime choisi, le calcul va être un peu différent.
Dans le cas d'un logement meublé ou d'une colocation, vous avez la possibilité d'opter soit pour le régime de calcul des charges locatives au réel, soit pour le régime forfaitaire. En revanche, dans le cas d'un logement loué vide hors colocation, vous avez l'obligation d'effectuer le calcul des charges locatives au réel.

Calcul des charges locatives au réel
Dans le cas du régime au réel, une provision sur charges est demandée au locataire. Cette provision est calculée en fonction des charges de location de l'année précédente. A la fin de l'année, le propriétaire recevant un décompte des charges réelles et définitives de la part de son syndic de copropriété, il peut être amené à effectuer une régularisation de charges locatives afin que le montant payé par le locataire corresponde bien aux charges réelles du logement. Une régularisation charges locatives peut notamment concerner les dépenses d'entretien des parties communes ou encore la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Calcul des charges locatives, régime forfaitaire
Si le régime forfaitaire est retenu, un montant fixe payable chaque mois est déterminé et ajouté au montant du loyer mentionné dans le bail signé entre le propriétaire et le locataire. Contrairement au régime réel, le régime forfaitaire ne pourra entraîner aucune régularisation des charges à la fin de l'année. Il est donc particulièrement important pour le propriétaire de ne pas se tromper sur comment calculer les charges locatives s'il opte pour le régime forfaitaire. L'ensemble des charges locatives locataire doivent être prises en compte. Dans le cas contraire, comme aucune régularisation des charges locatives n'est possible, le propriétaire risque de perdre de l'argent. Il ne faut naturellement pas tomber dans l'excès inverse et demander un montant disproportionné par rapport aux charges réelles, cette pratique pouvant être considérée comme abusive et tombant sous le coup de la loi.

3) Charges locatives récupérables & paiement

Quel que soit le régime choisi, après avoir calculé le montant des charges locatives à partir de la liste des charges récupérables, il faut maintenant s'assurer de leur paiement par le locataire.

Présentation des factures 
La solution la plus contraignante consiste pour le propriétaire à présenter les factures où les justificatifs des charges locatives récupérables au fur et à mesure. Par exemple, si des travaux imputables au locataire sont réalisés, ce sont des charges locatives locataire, donc des charges récupérables, le propriétaire lui présente la facture dès qu'elle est en sa possession. Ce mode de récupération des charges locatives présente au moins deux inconvénients. Premièrement, si le locataire n'est pas d'accord, la demande peut déboucher sur d'interminables discussions. Ensuite, cela oblige le propriétaire à avancer toutes les charges liées à des travaux ponctuels, avant de se faire rembourser par le locataire.

Provision de charges locatives
La solution la plus répandue consiste à demander le versement de provisions de charges locatives. Ce versement des charges locatives locataire peut faire l'objet d'un prélèvement mensuel ou trimestriel, et nécessite une régularisation des charges locataire à la fin de l'année. Il est important de noter que le locataire n'a pas la possibilité de refuser le paiement de ces provisions. Ce sont des charges de location dont il doit s'acquitter. Si le solde des charges présente un trop-perçu, le remboursement peut se faire sur le loyer suivant. Si les provisions de charges locatives ne couvrent pas le montant réel, le propriétaire demande le complément au locataire. Même si la régularisation doit avoir lieu le plus tôt possible, dans l'année de leur exigibilité, une régularisation tardive est possible, à condition qu'elle intervienne dans les trois ans. L'intérêt de cette méthode par rapport à une présentation des justificatifs au fil de l'eau, c'est que la provision des charges locatives permet au propriétaire de ne pas avancer d'argent (ou moins en tout cas), lorsque lui sont présentées des factures correspondant à des charges récupérables.

4) Charges locatives non récupérables

Toutes les charges ne sont pas récupérables auprès du locataire. Si le propriétaire était amené à demander le paiement de charges locatives non récupérables, le locataire serait en droit de demander une régularisation charges locatives abusives.
Les charges locatives récupérables étant définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987, complété par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, toute charge n'y figurant pas est réputée non récupérable et peut donc être soumise à une demande de régularisation charges locatives abusives par le locataire.
Parmi les charges locatives non récupérables, on peut notamment trouver :
- Les frais de gestion et de syndic (charge de location non récupérable car le locataire n'a aucun lien avec le syndic).
- Les primes d'assurance du logement.
- Les charges financières (liées par exemple à un prêt souscrit par le propriétaire pour l'achat du logement, elles ne font pas partie de la liste des charges locatives).
- Les frais de surveillance du bâtiment dans lequel se trouve le logement.
- Les frais d'envoi des quittances de loyer (charge locative ne pouvant faire l'objet d'un remboursement).
- Les travaux lourds concernant le logement (réfection du sol ou des ouvertures par exemple).
- L'enlèvement des encombrants (qui ne relève pas de l'enlèvement des ordures ménagères).
- La dératisation ou l'élimination des nuisibles en général (concerne l'ensemble des propriétaires et ne fait donc pas partie des charges récupérables).
- Les travaux de façade (imputable uniquement aux propriétaires, se référer à la définition des charges locatives)
- Le remplacement ou la réparation des boîtes aux lettres (ne fait pas partie de la liste des charges récupérables, même s'il s'agit d'un service utilisé par le locataire).

Il est important de noter également que les frais d'entretien d'un ascenseur font partie des charges locatives non récupérables dès lors que le logement occupé par le locataire est situé au rez-de-chaussée (lui imputer dans ce cas ouvre la possibilité d'une procédure de régularisation charges locatives abusives, comme précisé par la liste des charges locatives récupérables et non récupérables).

5) Régularisation des charges locatives

La régularisation charges locatives qui a lieu une fois par an est une étape importante dans la relation entre le propriétaire et son locataire. Elle est naturellement basée sur la liste des charges locatives fixée par la loi.
Une régularisation charges locatives peut concerner un bilan positif comme négatif, et donc représenter un trop-perçu ou un manque à recevoir en fonction des situations. Dans le cas où les paiements perçus ne couvrent pas l'intégralité des charges locatives pour le locataire, le propriétaire peut en demander la régularisation durant une période de trois ans. Dans le cas où il s'agit d'un trop-perçu, en accord avec le locataire, le montant correspondant peut être déduit du loyer suivant. Le décompte complet et détaillé des charges locatives pour le locataire doit lui être adressé un mois avant la date de régularisation. L'ensemble des justificatifs doivent rester accessibles au locataire, et ce durant une période de six mois commençant à la date d'envoi du décompte. Ce décompte doit détailler les différentes catégories de dépenses, les quantités consommées pour l'eau et l'énergie ainsi que la répartition des charges.

NB : Le locataire peut vérifier à tout moment ce qui correspond à des charges locatives récupérables et non récupérables s'il vient à se demander « c'est quoi les charges locatives ? ». Les charges récupérables pour une location meublée sont légèrement différentes. Il faut dans ce cas se référer au chapitre charges locatives définition.

Tout au long de l'année, le locataire verse à son propriétaire-bailleur des provisions de charges permettant de couvrir les charges concernant la plupart des travaux et frais d'entretien et de fonctionnement du logement et de l'immeuble dans lequel il se trouve. La régularisation de la charge locative permet en quelque-sorte de remettre les compteurs à zéro entre le locataire et le propriétaire pour commencer une nouvelle année. C'est l'assurance pour le propriétaire qu'il a bien perçu toutes les sommes correspondantes aux charges locatives pour le locataire, et que ce dernier n'a pas versé plus que ce par quoi il est concerné. Toute charge de location ne faisant pas partie de la liste des charges locatives récupérables et non récupérables ne doit pas être prise en compte.

Lorsque la régularisation de charges locatives est close, le propriétaire est sûr d'avoir récupéré les sommes dues et le locataire d'avoir payé tout ce qu'il doit, et pas plus.
La régularisation des charges met donc un point final à une année de location, afin de repartir sur de bonnes bases.
De plus, une fois la régularisation effectuée, le montant des charges réelles de l'année est connu et peut servir de base pour le calcul au plus juste des provisions pour une nouvelle année. Si aucun imprévu ne survient durant l'année, le montant correspondant à la régularisation devrait donc être minime. On n'a alors plus à se poser la question « c'est quoi les charges locatives ? », il suffit de reprendre le bilan établi et de consulter la liste des charges locatives récupérables et non récupérables.

Contester une demande de régularisation de charges locatives
Naturellement, le locataire a la possibilité de contester la demande de régularisation de charges locatives transmise par son propriétaire. Si tel est le cas, le propriétaire dispose d'un délai d'un mois pour fournir l'ensemble des justificatifs nécessaires pour calculer les charges locatives pour le locataire. Il est impératif pour le propriétaire de fournir ce justificatif des charges locatives, et surtout de conserver une preuve de sa réception par le locataire (recommandé avec accusé de réception ou reçu signé). Ce n'est qu'à cette condition que le locataire sera tenu à la régularisation des charges locatives. Le respect strict de cette procédure est la seule assurance pour le propriétaire de se trouver dans la légalité vis-à-vis de son locataire.